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Apostille und Legalisation

Apostille

Apostille, © www.apostille-service.de

Artikel

In der Regel können Urkunden, die von Behörden oder Gerichten eines Staates ausgestellt wurden, in einem anderen Staat nur dann verwendet werden, wenn zuvor ihre Echtheit in einem besonderen Verfahren bestätigt wurde.

Unterscheidung der Begriffe „Apostille / Legalisation“

Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit einer ausländischen Urkunde durch ein Konsulat des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Für die Verwendung in Deutschland wird eine Legalisation also durch eine deutsche Auslandsvertretung in dem Staat, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, vorgenommen.

Für Urkunden aus zahlreichen Staaten wird die Legalisation durch die „Haager Apostille“ ersetzt. Die „Haager Apostille“ ist - ebenso wie die Legalisation - die Bestätigung der Echtheit einer Urkunde. Im Gegensatz zur Legalisation wird die Apostille immer von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt.

Die Echtheitsbestätigung bzw. Apostillierung von Urkunden aus Ländern, die dem Apostilleabkommen beigetreten sind, kann nicht durch eine Auslandsvertretung erfolgen (weder der des Ursprungs- noch der des Ziellandes).

Verwendung öffentlicher Urkunden im Verhältnis zwischen Deutschland und Spanien

Sowohl Spanien als auch Deutschland sind dem „Haager Übereinkommen vom 05.10.1961 über die Befreiung ausländischer Urkunden von der Legalisation“ beigetreten. Zur Verwendung von Urkunden des einen Staates im Rechtsverkehr des anderen Staates ist somit grundsätzlich die Einholung einer „Haager Apostille“ erforderlich. Für bestimmte Urkunden ist eine Apostille jedoch entbehrlich (siehe Ziffer V.).

Verfahren für die Erteilung der „Haager Apostille“ auf deutschen Urkunden

In der Bundesrepublik Deutschland erteilen folgende Stellen die „Haager Apostille“:

Urkunden des Bundes

Bundesverwaltungsamt 

Ausnahme: Für Urkunden des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patentamts wird die Apostille von dem Präsidenten oder der Präsidentin des Deutschen Patentamts erteilt.

Urkunden der deutschen Bundesländer

In den Bundesländern ist die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt. Daher wird im konkreten Fall empfohlen, sich bei der ausstellenden Behörde zu erkundigen, durch wen die „Haager Apostille“ erteilt wird. Weitere Informationen zum internationalen Urkundenverkehr finden Sie auch auf der Homepage des Auswärtigen Amts

Verfahren für die Erteilung der „Haager Apostille“ auf spanischen Urkunden

Es empfiehlt sich, das Verfahren für die Erteilung der Apostille direkt bei der Stelle zu erfragen, die die Urkunde ausgestellt hat.

Über Einzelheiten informiert das spanische Justizministerium auf seiner Internetseite. Unter dem Menüpunkt „Información adicional“ werden dort die einzelnen Zuständigkeiten für die Erteilung von Apostillen auf spanischen Urkunden dargestellt.

Befreiung von der Notwendigkeit einer Apostille

Aufgrund des „CIEC-Übereinkommens vom 08. September 1976 über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsbüchern“ bedürfen Personenstandsurkunden, die nach dem Muster dieses Übereinkommens ausgestellt wurden, in den Vertragsstaaten – zu denen auch Deutschland und Spanien gehören – keiner Echtheitsbestätigung, d.h. keiner Legalisation oder Apostille.

Dies gilt für internationale Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden sowie für Ehefähigkeitszeugnisse (sofern diese auf dem mehrsprachigen Vordruck ausgestellt sind).

Darüber hinaus befreit die am 16.02.2019 in Kraft getretene „Europäische Apostillen-Verordnung“ bestimmte in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellte Urkunden, die u.a. folgende Tatsachen belegen:

  • Bescheinigung über Entscheidungen in Ehesachen nach Art. 39 der EU-VO 2201/2003
  • Eingetragene Lebenspartnerschaft bzw. deren Auflösung
  • Namensführung
  • Adoption
  • Wohnsitz
  • Staatsangehörigkeit
  • Vorstrafenfreiheit

bei Verwendung in einem anderen EU-Mitgliedstaat vom Erfordernis einer Apostille.

Es existieren mehrsprachige Formulare, die seitens der ausstellenden Behörde einer solchen Urkunde beigefügt werden können.

Beglaubigung von Übersetzungen

Übersetzungen gelten als Sachverständigenleistungen, nicht als öffentliche Urkunden. Daher sind die oben beschriebenen Verfahren zu Legalisation bzw. Apostille auf Übersetzungsbeglaubigungen nicht anwendbar.

Übersetzungen, die von in Deutschland oder Spanien anerkannten bzw. vereidigten Übersetzerinnen und Übersetzern mit einem Bestätigungsvermerk versehen wurden, werden von Behörden und Gerichten in aller Regel anerkannt. Falls solche Übersetzungen offensichtliche Mängel aufweisen, können sie allerdings auch zurückgewiesen werden.

Ein von den Landesjustizverwaltungen erstelltes Verzeichnis von allgemein beeidigten, öffentlich bestellten sowie allgemein ermächtigten Dolmetschern und Übersetzern finden Sie hier.

Für die Verwendung einer Übersetzung in Spanien findet sich eine Liste der in Spanien gerichtlich vereidigten Übersetzerinnen und Übersetzer hier. Der sich auf die deutsche Sprache beziehende Teil dieser Liste, die nach Ländern und spanischen Provinzen gegliedert ist, kann auch unter diesem Link  (Traductores Jurados de Alemán).

Im Übrigen sieht die „EU-Apostillen-Verordnung“ vor, dass bei öffentlichen Urkunden Übersetzungen dann nicht verlangt werden dürfen, wenn einer in der Verordnung hierfür zugelassenen öffentlichen Urkunde ein mehrsprachiges Formular als Übersetzungshilfe beigefügt ist. Es wird empfohlen, bei Erhalt einer solchen Urkunde die Beifügung eines Übersetzungsformulars zu erbitten.

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