In der Regel können Urkunden, die von Behörden oder Gerichten eines Staates ausgestellt wurden, in einem anderen Staat nur dann verwendet werden, wenn zuvor ihre Echtheit in einem besonderen Verfahren bestätigt wurde. Die deutschen Vertretungen in Spanien können grundsätzlich weder Apostillen noch Legalisationen/ Echtheitsbestätigungen erteilen.

Unterschied - „Apostille / Legalisation“

Eine Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit einer ausländischen Urkunde durch ein Konsulat des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Für die Verwendung in Deutschland wird eine Legalisation also durch eine deutsche Auslandsvertretung in dem Staat, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, vorgenommen.

Für Urkunden aus zahlreichen Staaten wird die Legalisation durch die „Haager Apostille“ ersetzt. Die „Haager Apostille“ ist - ebenso wie die Legalisation - die Bestätigung der Echtheit einer Urkunde. Im Gegensatz zur Legalisation wird die Apostille immer von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt.

Verwendung öffentlicher Urkunden im Verhältnis zwischen Deutschland und Spanien

Sowohl Spanien als auch Deutschland sind dem „Haager Übereinkommen vom 05.10.1961 über die Befreiung ausländischer Urkunden von der Legalisation“ beigetreten. Zur Verwendung von Urkunden des einen Staates im Rechtsverkehr des anderen Staates ist somit grundsätzlich die Einholung einer „Haager Apostille“ erforderlich. Für bestimmte Urkunden ist eine Apostille jedoch entbehrlich.

„Haager Apostille“ für deutsche Urkunden

In der Bundesrepublik Deutschland erteilen folgende Stellen die „Haager Apostille“:

Urkunden des Bundes: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Urkunden der deutschen Bundesländer: In den Bundesländern ist die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt. Daher wird im konkreten Fall empfohlen, sich bei der ausstellenden Behörde zu erkundigen, durch wen die „Haager Apostille“ erteilt wird. Weitere Informationen zum internationalen Urkundenverkehr finden Sie auch auf der Homepage des Auswärtigen Amts.

„Haager Apostille“ für spanische Urkunden

Es empfiehlt sich, das Verfahren für die Erteilung der Apostille direkt bei der Stelle zu erfragen, die die Urkunde ausgestellt hat.

Über Einzelheiten informiert das spanische Justizministerium auf seiner Internetseite. Unter dem Menüpunkt „Información adicional“ werden dort die einzelnen Zuständigkeiten für die Erteilung von Apostillen auf spanischen Urkunden aufgelistet.

Befreiung von der Notwendigkeit einer Apostille

Gemäß des „CIEC-Übereinkommens vom 08. September 1976 über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsbüchern“ bedürfen Personenstandsurkunden, die nach dem Muster dieses Übereinkommens ausgestellt wurden, in den Vertragsstaaten – zu denen auch Deutschland und Spanien gehören – keiner Echtheitsbestätigung, d.h. keiner Legalisation oder Apostille. Spanische internationale Personenstandsurkunden (certificado plurilingüe) werden gem. des o.g. Übereinkommens ausgestellt und in Deutschland ohne Apostille und Übersetzung anerkannt.

Darüber hinaus befreit die am 16.02.2019 in Kraft getretene „Europäische Apostillen-Verordnung“ bestimmte in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellte Urkunden, die u.a. folgende Tatsachen belegen:

• Bescheinigung über Entscheidungen in Ehesachen
• Eingetragene Lebenspartnerschaft bzw. deren Auflösung
• Namensführung
• Adoption
• Wohnsitz
• Staatsangehörigkeit
• Vorstrafenfreiheit

bei Verwendung in einem anderen EU-Mitgliedstaat vom Erfordernis einer Apostille.

Es existieren mehrsprachige Formulare, die seitens der ausstellenden Behörde einer solchen Urkunde auf Antrag beigefügt werden können.

Beglaubigung von Übersetzungen

Übersetzungen gelten als Sachverständigenleistungen, nicht als öffentliche Urkunden. Daher sind die oben beschriebenen Verfahren zu Legalisation bzw. Apostille auf Übersetzungsbeglaubigungen nicht anwendbar.

Übersetzungen, die von in Deutschland oder Spanien anerkannten bzw. vereidigten Übersetzerinnen und Übersetzern mit einem Bestätigungsvermerk versehen wurden, werden von Behörden und Gerichten in aller Regel anerkannt. Falls solche Übersetzungen offensichtliche Mängel aufweisen, können sie allerdings auch zurückgewiesen werden.

Datenbank - Dolmetscher und Übersetzer in Deutschland

Liste offizieller Übersetzer in Spanien (spanisches Außenministerium)

Für Urkunden, die unter die „EU-Apostille-Verordnung“ fallen (vgl. oben) kann von der ausstellenden Behörde ein mehrsprachiges Formular als Übersetzungshilfe beantragt werden. Eine offizielle Übersetzung der Urkunde ist in diesen Fällen nicht erforderlich.